Documentos para comprar e vender imóvel em São Paulo: o checklist completo

A maior parte dos problemas em uma compra de imóvel não aparece na visita — aparece na documentação. E quase sempre aparece tarde, quando o comprador já pagou sinal ou o vendedor já contava com o dinheiro. Este é o checklist que usamos em cada negociação, com o que mudou nos últimos anos.

Por que a escritura e o registro não são a mesma coisa

O artigo 108 do Código Civil exige escritura pública para negócios que envolvam direitos reais sobre imóveis de valor superior a trinta vezes o maior salário mínimo vigente no país. Na prática, praticamente toda compra e venda em São Paulo passa pelo Tabelionato de Notas.

Mas a escritura sozinha não transfere a propriedade. O artigo 1.245 do Código Civil é claro: a propriedade se transfere com o registro do título translativo no Registro de Imóveis. Enquanto o registro não é feito, o vendedor continua sendo, juridicamente, o dono. Escritura assinada e não registrada é uma das falhas mais caras que vemos.

O checklist do imóvel

• Matrícula atualizada e certidão de ônus reais — mostram o proprietário atual, hipotecas, penhoras, usufruto, indisponibilidade e ações em curso.
• IPTU quitado, com certidão negativa de débitos municipais.
• Declaração de quitação de condomínio, assinada pelo síndico ou pela administradora.
• Averbação da construção — se a área construída na matrícula não bate com a realidade, o banco costuma recusar o financiamento.
• ITBI recolhido antes da lavratura da escritura.

O checklist dos vendedores

• Certidão negativa de débitos federais (Receita Federal e PGFN).
• Certidões cíveis estadual (Tribunal de Justiça) e federal (Justiça Federal).
• CNDT — certidão negativa de débitos trabalhistas, emitida pelo TST.
• Certidão de protestos dos cartórios da comarca.
• Certidão de falência e concordata, quando o vendedor é pessoa jurídica.
• Documentos pessoais, estado civil atualizado e outorga do cônjuge, quando aplicável.

O mercado trabalha com uma validade prática de 30 dias para a maioria dessas certidões. Não é um prazo legal único, mas é o critério que bancos e cartórios costumam adotar — por isso a ordem em que você pede os documentos importa. Certidão emitida cedo demais vence antes da assinatura e precisa ser refeita.

O que mudou com a Lei 14.382/2022

A Lei 14.382/2022 alterou a Lei de Registros Públicos (Lei 6.015/73) e criou o Serp — Sistema Eletrônico dos Registros Públicos, que interliga as serventias do país. As mudanças que mais afetam quem compra ou vende:

• Prazos menores e em dias úteis: registros e averbações em geral passaram de 30 dias corridos para 10 dias úteis; transmissões simples, 5 dias úteis; a prenotação vale 20 dias úteis.
• Certidões eletrônicas mais rápidas: certidão de matrícula em até 4 horas e certidão de situação jurídica do imóvel em 1 dia útil.
• Pedido em qualquer cartório: dá para solicitar a certidão de um imóvel registrado em outra comarca sem sair do lugar.
• Adjudicação compulsória extrajudicial: permite regularizar a transferência direto no cartório em casos que antes exigiam processo judicial.

Os erros que mais vemos

Comprar com base em matrícula antiga, aceitar "contrato de gaveta", assinar antes de conferir a outorga conjugal, ignorar dívida de condomínio (que acompanha o imóvel, não o antigo dono) e deixar o registro para depois. Nenhum deles é difícil de evitar — todos são caros de corrigir.

Como a Barbosa trabalha esse ponto

À frente da Barbosa Negócios Imobiliários está Rafael Barbosa, corretor de imóveis inscrito no CRECI-SP 331.645-F, com sólida formação jurídica e experiência nas áreas imobiliária, civil e contratual. Na prática, isso significa análise documental feita antes da proposta, leitura de contrato linha a linha e acompanhamento até o registro — e não apenas até a assinatura.

Vai comprar ou vender em São Paulo? Fale com a gente pelo WhatsApp e mandamos o checklist aplicado ao seu imóvel.

Este conteúdo tem caráter informativo e não substitui a orientação jurídica sobre o seu caso concreto.